fbpx

أهم المفاهيم حول السجلات المحاسبية في السعودية

يعتبر القسم المالي والمحاسبي الدعامة الأساسية لأي شركة أو منشأة تجارية أو صناعية، لذا خصصنا هذا المقال للتعرف على السجلات المحاسبية في السعودية، ما المقصود بها ؟ و ما أنواعها ؟ و ما مدى أهميتها ؟ وما الفرق بين الدفاتر و السجلات وغيرها من الأمور الأخرى التوضيحية التي تدخل في صُلب هذا الموضوع…. فتابعوا معنا.

جدول المحتويات

ما هي السجلات المحاسبية ؟

السجلات المحاسبية

هي عبارة عن جميع الوثائق والسجلات والقيود المحاسبية التي تستخدم في المحاسبة لتسجيل وتوثيق العمليات المالية والتجارية التي تقوم بها الشركة أو المنشأة وإعداد القوائم المالية الخاصة بها، وتشمل السجلات المحاسبية سجلات القيود المحاسبية الأولية، والسجلات المؤيدة مثل الشيكات وسجلات تحويل الأموال إلكترونياً، والفواتير، والعقود، وغيرها من السجلات ودفاتر المحاسبة.

أهمية السجلات المحاسبية في السعودية

تُعطى السجلات المحاسبية في السعودية أهمية بالغة للنقاط التالية:

  • لأنها أداة أساسية لتتبع وتوثيق كافة الحركات المالية من مخرجات ومدخلات، وضمان موثق للأحداث المالية المتعلقة بالشركة، فهي تساهم في تحقيق جودة الحسابات المالية.
  • لأنها تعمل على توثيق التفاصيل الدقيقة لكل عملية مالية، بما في ذلك التواريخ والمبالغ والحسابات المرتبطة ووصف العملية.
  • من الأساسيات التي تشمل عليها السجلات المحاسبية هي تسجيل المعاملات المالية مثل المشتريات والمبيعات والنقدية والقروض والرواتب والمصاريف العمومية والعديد من العمليات الأخرى.
  • يتم الاعتماد على السجلات المحاسبية في إعداد التقارير المالية والضريبية، وتحليل البيانات المالية، واتخاذ القرارات الاستراتيجية للشركة.
  • توفر أنواع من السجلات المحاسبية بشكل يلبي المتطلبات المحاسبية المختلفة للشركات،مثل دفاتر اليومية ودفاتر الشيكات ودفاتر الحسابات المدينة والدائنة والدفاتر العامة والمساعدة وغيرها.
  • من خلال استخدام السجلات المحاسبية المناسبة، يمكن للشركات تحقيق أفضل إدارة مالية، ورصد العمليات المالية، وتحليل الأداء المالي، واتخاذ القرارات الاستراتيجية بشكل أكثر دقة وفعالية.
  • تعكس السجلات المحاسبية الشفافية والمصداقية المالية للشركات، مما يساهم في إقامة علاقات تجارية قوية مع الأطراف المعنية.

أنواع السجلات المحاسبية في السعودية

أنواع السجلات المحاسبية

يتوفر في المملكة العربية السعودية عدة أنواع من الدفاتر و السجلات المحاسبية، وبعض الأنواع الأكثر استخداماً بتفصيلاتها هي:

1 – الدفاتر اليومية (General Journals)

وهي الدفاتر التي تستخدم لتسجيل جميع المعاملات المالية اليومية التي تقوم بها الشركة، وتشمل تسجيل المبالغ المستحقة للشركة، والتحويلات بين الحسابات والتسجيلات الأخرى، ويجب أن تكون المعلومات مفصلة بشكل دقيق كذكر تواريخ العمليات، والوصف، والمبالغ المالية.

2 – دفتر الأستاذ العام (General Ledger)

هو عبارة عن سجل محاسبة مركزي يجمع ويلخص المعلومات من دفتر اليومية، بحيث يتم فيه تسجيل جميع المعاملات المالية للشركة، وإعداد قائمة الأرصدة الدورية للحسابات المالية، فهو بمثابة ملخص شامل للحسابات، يوفر معلومات عن رصيد كل حساب، وتاريخ المعاملات، وتصنيف الحساب.

3 – دفتر الأستاذ الفرعي (Subsidiary Ledger)

وهو الدفتر الذي يستخدم للتفاصيل الأكثر دقة حول الحسابات، مثل معلومات وحسابات العملاء والموردين.

4 – دفتر المبيعات (Sales Journal)

يستخدم دفتر المبيعات لتسجيل كافة معاملات البيع التي تقوم بها الشركة ( المعاملات المبيعة).

5 – دفتر المشتريات (Purchases Journal)

يُستخدم دفتر المشتريات لتسجيل المعاملات الشرائية (كافة معاملات الشراء التي تقوم بها الشركة).

6 – دفاتر الشيكات (Cash Journals)

وهي الدفاتر التي تُستخدم لتسجيل جميع العمليات المتعلقة بالشيكات الصادرة والواردة، ويجب أن تحتوي على تفاصيل الشيكات مثل رقم الشيك، المستفيد، المبلغ، والتاريخ.

7 – دفتر الأموال النقدية (Cash Book)

ويُقصد بدفتر الأموال النقدية الدفتر الذي يتم فيه تسجيل جميع العمليات النقدية والبنكية للشركة، بما فيها الإيداعات والسحوبات والتحويلات.

8 – دفاتر الحسابات المدينة والدائنة (Ledgers)

وهي الدفاتر التي تستخدم لتسجيل المعاملات المالية لكل حساب مدين أو دائن، كما يحتوي على تفاصيل المعاملات المتعلقة بكل حساب.

9 – سجلات الأصول الثابتة (Fixed Assets Register)

وتستخدم مثل هذه السجلات لتسجيل وتتبع المعلومات المتعلقة بالأصول الثابتة مثل العقارات والمعدات، وتتضمن تفاصيل حول شراء الأصول وحسابات الإهلاك وأي تغييرات في حالة الأصول.

10 – سجلات المخزون (Inventory Records)

تُستخدم لتسجيل المعاملات المتعلقة بالمخزون ككمية وتكلفة وقيمة الأصناف في المخزون التي تحتفظ بها الشركة، وهي تشمل تفاصيل عن المشتريات والمبيعات والتحويلات والأرصدة.

11 – سجلات الرواتب (Payroll Register)

توثق سجلات الرواتب رواتب وتعويضات الموظفين والخصومات والضرائب والمزايا، وهي تشمل أيضاً على معلومات عن أرباح الموظفين ، وضرائب الرواتب المقتطعة ، وكافة النفقات المتعلقة بالرواتب.

12 – سجلات الضرائب (Tax Records)

وهي الدفاتر الخاصة بتسجيل وتوثيق المعلومات المالية المتعلقة بالضرائب، وتشمل التسجيلات الضريبية والإقرارات والمستندات الأخرى المطلوبة للامتثال للمتطلبات الضريبية.

الفرق بين الدفاتر والسجلات المحاسبية في السعودية

من خلال الجدول التالي سنقوم يتوضيح اأهم الفروق بين الدفاتر والسجلات المحاسبية بالاعتماد على بعض النقاط الأساسية :

نقاط التفريق الأساسيةالسجلات المحاسبيةالدفاتر
التعريفهي عبارة عن وثائق تسجل وتوثق العمليات المالية والتجارية.هي عبارة عن وثائق محددة تُستخدم في إدخال وتسجيل المعاملات المالية.
التفصيل والتوثيقتحتوي على تفاصيل شاملة حول كل معاملة مالية، بما في ذلك التواريخ والأرقام المالية والحسابات المرتبطة ووصف العملية.الدفاتر تقوم بالتخصص والتركيز على نوع معين من المعاملات.
الشمولية تشمل جميع الوثائق والسجلات التي تستخدم لتسجيل المعاملات المالية بأنواعها المختلفة. تشير إلى وثائق محددة مثل دفتر اليومية أو دفتر الشيكات.
الاستخدام والتنظيمتُستخدم للتتبع الدقيق والتوثيق الشامل لجميع العمليات المالية،و يتم تنظيمها بشكل منهجي وتُحفظ في نظام محاسبي مركزي.تستخدم لإدخال المعاملات المالية في النظام المحاسبي بشكل فردي، وقد تُحفظ في صورة ورقية أو إلكترونية.
أهم الفروقات بين الدفاتر والسجلات المحاسبية

الربط بين الدفاتر والسجلات المحاسبية في السعودية

في البداية تستخدم الدفاتر لإدخال المعاملات المالية بشكل مبدئي، ومن ثم يتم نقل هذه المعاملات إلى السجلات المحاسبية لتوثيقها وتصنيفها وتجميعها مع المعاملات الأخرى ذات الصلة، ومن هنا يمكن اعتبار السجلات المحاسبية هي الإطار الشامل الذي يحتضن الدفاتر ويساهم في ضمان جودة الحسابات المالية وتوثيق المعاملات بشكل دقيق ومنهجي.

أهم مهام وظيفة المحاسبة

من المهام التي يقوم بها المحاسب في وظيفة المحاسبة هي:

  • تحليل التقارير المالية للمساعدة على اتخاذ قرارات العمل.
  • فهم أفضل للربحية الفعلية وإدراك للتدفق النقدي في العمل.
  • تحويل المعلومات من دفتر الأستاذ العام إلى رؤى تكشف الصورة الأكبر للأعمال التجارية، والمسار الذي تتقدم فيه الشركة.
  • المساعدة في التخطيط الضريبي الاستراتيجي ، وتحليل مركزهم المالي ، والتنبؤ ، والإيداع الضريبي.

ما هي وظيفة مسك الدفاتر ؟

يقوم الموظف المكلف بمسك الدفاتر بتسجيل المعاملات اليومية بطريقة منتظمة ومرتبة، وتعتبر وظيفة مسك الدفاتر المكون الرئيسي لجمع المعلومات المالية اللازمة لإدارة أي عمل ناجح، وتشمل المهام التالية:

  • تسجيل المعاملات المالية.
  • إصدار الفواتير.
  • ترحيل الديون والائتمانات.
  • استكمال جدول الرواتب.
  • إعداد القوائم المالية (الميزانية العمومية ، بيان التدفقات النقدية ، وبيان الدخل).
  • الحفاظ على موازنة الشركات التابعة ودفاتر الأستاذ العامة والحسابات التاريخية.

السجلات المحاسبية للمقتصد

لكي نفهم ما هي السجلات المحاسبية للمقتصد يجب أولاً أن نعرف من هو المقتصد.

المقتصد: هو الشخص أو الكيان الذي يدير الأمور المالية والاقتصادية لجهة حكومة محلية أو مؤسسة عامة، وبالتالي السجلات المحاسبية للمقتصد تشير إلى السجلات المالية والتجارية التي يتم استخدامها لتسجيل وتوثيق العمليات المالية التي تتم في إطار المقتصد، وتهدف أيضاً إلى استخدام هذه السجلات في تسجيل المعاملات المالية والتجارية وتنظيمها وتوثيقها.

تختلف أنواع السجلات المحاسبية للمقتصد وفقاً للمتطلبات والاحتياجات الخاصة بكل جهة، فقد تشمل هذه السجلات الدفاتر اليومية ودفاتر الشيكات ودفاتر الحسابات المدينة والدائنة وغيرها.

خاتمة

إن فهم المعلومات المتعلقة بالسجلات المحاسبية في السعودية أمر في غاية الأهمية بالنسبة للشركات و المنشآت، فهي من الأساسيات التي يقوم عليها نجاح أي عمل، لذا أغلب الشركات تحاول دائماً البحث عن محاسبين محترفين لتوظيفهم لديها.

  1. ما هي السجلات التي تستعمل في المحاسبة ؟

    وتشمل السجلات المحاسبية سجلات الأصول والخصوم، والمعاملات النقدية، ودفاتر الأستاذ، وأية مستندات داعمة مثل الشيكات والفواتير، وتُطبَّق القواعد والقوانين عموماً لإجبار الكيانات المحاسبية وشركات المحاسبة على الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية لفترة محددة من الزمن.

  2. من أنواع السجلات المالية ؟

    هناك خمسة أنواع من القوائم المالية للشركات التي يعدها المحاسب المالي وفقاً لمبادئ محاسبية محددة في المؤسسة أو الشركة، وتتمثل تلك الأنواع فيما يلي:
    قائمة المركز المالي
    قائمة حقوق المساهمين
    قائمة الدخل
    قائمة التدفقات النقدية
    قائمة الدخل الشامل

  3. من هو الدائن و من هو المدين ؟

    يُشير المدين إلى الشخص أو الكيان الذي يمتلك الالتزام المالي أو الدين، أي الشخص الذي عليه أداء دين أو تسديد مبلغ مالي لصالح شخص آخر أو كيان.
    أما الدائن، فهو الشخص أو الكيان الذي يكون لديه حق استحقاق هذا المبلغ المالي من المدين.

  4. ما الفرق بين الماليه والمحاسبة ؟

    تركز إجراءات كل من قسم المالية وقسم المحاسبة على البيانات المالية للشركة وكل ما يساهم فيها، وبشكل عام، يتمثل الاختلاف في أن المحاسبة تركز على الماضي بينما تركز المالية على المستقبل.

  5. ما الفرق بين الاصول والإيرادات ؟

    وبأبسط عبارة ممكنة فإن الأصول هي ما يدر عليك المال دون أن تضطر للعمل، فيما يسمى الدخل السلبي.
    وأما الالتزامات فهي تعهدات على المنشئات أو الأفراد تجاه الغير مقابل حصولها منهم على سلع أو خدمات أو قروض، أو بمعنى آخر هي الأموال التي يجب عليك أن تدفعها للآخرين مقابل ما حصلت عليه من سلع وخدمات.

مواضيع ذات صلة